如何進行會議?
(
Christian Living : Fellowship)
如何進行會議? 團契狂想曲,
召開會議不能沒有供商討的議案，這議案可能由團契導師或各職員提供，而會議主席、團長收集編寫再發給與會者. 因此, 會議的議程(agenda)通常由主席和文書擬定，然後發給各人. 按提議的目的和性質，議案可分為四類:
(a)主要議案(main motions)它是主要事務的根據，其目的是把具體的提議帶到會議上討論，並期望付諸行動。
(b)補助議案 (subsidiary motions) -- 它是主要議案的補充，是改變、考慮和取消主要議案的助手。
(e)優惠議案 (privileged motions) -- 如散會、休會等事項。
(d)臨時議案(incidental motions) -- 它與主要議案無直接關係，但常與會議其他議案有關聯.
這四類議案有如藍圖，把各部門要辦或要商討的事項，有系統地開列出來，為會議的進行作有秩序的引導.
2.會議和提案的通知
很多團契忽略「會議和提案的通知」引致不少職員要臨時確定自己能否出席會議. 當然這也使到各與會者事前缺乏充足的準備，甚至對是次會議要做些甚麼也不清楚.
因此，通知各人開會時，務須把開會時間、地點及議程等，交代清楚. 更不能忽略的，是那些需要出席者的名單，免致顧此失彼，叫開會時引來不必要的誤會及不愉快。
會議的議程應予遵守，但若有充分理由需調整議程，也應該容許;特別當主席發現時間已不夠時，他應決定議程中哪一項比較急切可抽起先談，哪一項事情可留待下次才討論，非不得巳才决定延會(即延長會議時間) 切勿隨便將你個人的意見加諸各人身上，認為「延會都不願意，你事奉的心一定有問題」, 這類想法是要不得的.
會議中產生辯論，不要大驚小怪，以為團契不和了，分爭結黨呀!我們無須這樣緊張，其實每一位參與會議的人都有辯論的權利，辯論正是彼此交流思想的好機會，是集體成熟和意見一致的必經途徑.但辯論必須與議案有關，而辯論的操守是:對事不對人. 會議中產生辯論時，主席的責任是限制或加快辯論的進行，他有權要求各與會者安靜、留心聽講，他有責任壓制紊亂, 禁止他人耳語或隨便行走，防止騷擾和質問，不准他人打斷發言者的話;為了保護發言者，主席在會議中有責任排除任何無關的討論。
民主之聲愈來愈高漲，教會或團契也逐漸多採用投票的形式，决定事情是否推行。綜合起來，投票有以下幾種方式:
(a)呼聲投票( voice vote)
(b)起立或舉手投票 (rising or hand-raising vote)
(c)點名投票 (roll call vote)
(d)無記名投票(ballot vote)
(e)一致同意票 (voting by unanimous consent)
(f)郵遞投票 (voting by mail)
(9)代理投票 (voting by proxy)
哪一種投票方式最好呢?我們應明白這沒有一個絕對的答案，但有一點值得一提的是，我們團契大都採用多數票為議决的根據。我想問: 多數票的意義與準則是怎樣? 是指過半數，還是指得到三分之二的票數?若是指過半數，即是說有接近一半的人反對也改變不了決議，推行時勢必出現很多問題。但說是指要有三分之二的票數，以為票數愈多必是愈民主，這也是錯的;設若現有三分之一再加一的票數，已可反對那三分之二票數所代表的大多數，這又合理嗎?
我們要緊記，團契始終是屬神的一個神性群體，是神呼召出來的一班人，團友應以合一的心行事為美。
有人不大重視會議記錄，他們的做法還停留在數十年前的教會運作模式上即多年會議一概不作任何記錄，會議之後各人記得多少便去做多少;這樣要翻查並跟進是十分困難的。標準的會議記錄要正確、簡單和全面，它對團契是非常重要的，它是各職員提議、報告和決定的正式歷史和永久記錄，它是無價之寶。