如何有效地舉行團契職員會議?

(Spiritual Living : Fellowship)
Fellowship Meeting, 團契週會模式, 團契週會的建議, 譚俊德牧師,
高峯會與圆桌會的取捨

今天是一個會議的世代,在我們日常工作及生活中,離不開各種形形色色的會議。回到公司,要做的事必先由會議决定;回到團契,要舉辦的週會,也先由職員們開會決定;有時甚至朋友一起娱樂的安排,也需要開會才決定。那麼,究竟會議有多少種類? 你是否知道團契今次召開的是職員行政會議、職員社交(相交)會議,還是職員受訓會議?
A. 驚人的耐力一一更驚人的時間
我們不能不佩服自己那種對會議的堅忍力,因為會議大多是馬拉松式的。每次會議之後,參與的職員總是投訴時間太長,但每次開會所花的時間又總是改不了。有一次團契會議竟然花了足足四個小時才完結,負責結束祈禱的弟兄若叫出「阿彌陀佛」相信很多人會興奮到顧不得說甚麼便急叫「阿們」!
曾有一段很長的時間,我聽到「開會」便恐懼、畏怯,因那時我總認為開會很浪費時間。那時大多是在週六晚間開會,一開必至十一、十二時,回到家中已是深夜一、兩點,加上主日大清早便有祈禱會、主日學及崇拜;週六晚的睡覺時間當然是不足夠的。若比起美國一間教會開執事會的方式,這樣的開會已屬「小兒科」,他們會預先在酒店訂房,在酒店會議室開會至深夜甚至通宵,會議之後可立刻上房休息。
若每個會議都如上述一樣,導師與傳道人怎能承擔?過去我事奉的教會有十三個大大小小的團契,加上五個大部、十數個小組及特別事工會,還有教會以外如:聯會、機構等事工會議,你只要稍加想像便可體會當中情況;一直以來,我出席各類大小會議,都希望能盡量避免浪費別人和自己的時間,祕訣就是「切勿空槍上陣,切忌空話連篇,切記仔細聆聽,切防無謂執拗」。
每次開會以前,自己應該先想出一些可以供大家分享與思考的看法,這不是指我內定了會議的結果,而是提出一些看法供別人參考或作思想的脉絡。如果與會的人都沒有好好的準備,那麼會議很自然變成浪費時間的機會。
B. 圓桌會議一一創意溫床
會議的桌子有時十分重要,它的形狀表達了這會議的意義。聯合國的會議桌幾乎都是圓的,原因是要表明與會的任何一方均有同等的地位、同等的發言權,在圓桌上,我們找不出哪一個方向最重要;而圓桌會議的目的多是搜集各方意見。環顧今日團契的導師,十個有九個都有一種教導慾, 他們在會議中侃侃而談,簡直將會議變成了導師訓導時間;久而久之,開會時所有職員都不會、也不用去思索,只一起聽取我們導師的高見便可解決萬事。
無可否認,很多主意都是在這些圓桌會議中萌芽成形的,有時雖未達至議決的地步,但擴大了眾人的思想界限,這是衍生創意的過程必經之路,有時我真的驚訝與會者所提出的精采建議。一次教會傳道部舉行會議,正商議十二月教會佈道會的籌備工作,人人都在想怎樣擺設座位可使當天容納更多新朋友,突然有一位弟兄提出使眾人愕然的建議,他說: “為甚麼開佈道會一定要在教會內?為甚麼我們要被教會這四面牆局限?其實,在教會以外的地方也可以舉行佈道會的。這個一百八十度轉變、極具創意的提議,顯示了他很仔細地聆聽他人,揣摩各人的思想,懂得在適當的時候抽離自己,朝相反的方向去想,另覓蹊徑。我由衷地佩服他的建議。結果,與會者採納他的意見,當年十二月教會的佈道會轉移到香港會議展覽中心的場館舉行;新朋友的人數不再被教會的四面牆所限制,由一百人可增至三百人。我們教會進一步考慮下一年借用大會堂音樂廳舉行佈道會,後每年都借用大會堂開佈道會, 使聽聞福音的人倍增。
不要懼怕反方向地思想,也不要即時反對別人所提出的反方向建議。小心聆聽,反覆思量,集體地思考,必會產生出無窮的創意;而圓桌會議的創意便可成為峯會議的决策,帶給團契、教會無限的生機。
c.高峯會議一一確立執行
把會議中的思想、創意永遠留在會議桌上是沒有意義的,因此有需要將它整理綜合,成為可行的方案、策略,而圓桌會議之後,進一步便需要召開高峯會議。我們在電視熒光幕上常看到某國首腦與他國首腦召開高峯會議,他們在鏡頭前簽簽名,拍個照,握握手,便宣佈會議成功結束; 看來好像很簡單,其實在這個會議之前,也許開了無數個部長級會議才引致這高峯會議的。可惜一般團友吃慣「即食餐」,所以開會也用即煮即食的手法,將相交會、檢討會、圓桌會、高峯會以至行動分配,都濃縮在一個會議之內,難怪會議需時有如跑馬拉松那麼長。
「會議」本是西方民主最基本和顯著的表現方式,英國國會下議院是會議的發源地; 而美國脫離英國宣告獨立兩百年來,對會議加以發揚; 中國方面,最早推行會議的人是孫中山先生,他在1917年所著<民權初步>一書中,稱中國人為一盤散沙,他說過如想團結人心、糾合群力,非從會議不為功。
真的,團體作决定的程序有時比想象的要困難得多,當然我們可以用打鬥方式决定誰服從誰,原始社會就曾這樣做,那麼,教會團契要作决定,可以怎樣呢?拿出聖經?你以為聖經等於中國的「通勝」嗎?憑著聖經就可以看到哪天適宜推行事工,哪天最宜嫁娶?斷乎不是。你也不要把聖經視為掌相之類的書,看團友的相貌決定誰可作團長,看團友的掌紋而決定誰可作總務。一切決議都需要有一個完整的會議程序準則,會後需有清楚的會議記錄,以致在安排人手執行時更加明確。
會議的威力
開會的基本原則
會議要開得成功,我們一定要認識及堅守會議的一些基本原則,不然會議開完了,但坐在會議席上的人仍有不知道為甚麼要開會的。開會的基本原則有以下七個:
1 會議是為了方便推行事工及有利協調。有時候你會感到會議似乎相反地更阻礙團契事工的推行,其實主要原因在於「協調」的問題;若未有好好取得協調,會議便有機會將「不和」與「不同」的意見暴露出來,形成更明顯的問題。但另一方面也顯示你未真正明白會議的基本原則,會議不是呼召別人坐在一起聽你個人的高見,到最後分配各人去執行,這只可稱作訓示,不可叫作會議,它根本說不上有任何協調。
2 全體出席會議的團友,有同等的權利 (rights)、優惠(pri­vileges)和義務(obligations)。有些人認為姊妹是女流之輩,只會附和別人的意見;當她表達個人獨特的意見,他們又說婦女應在會中閉口。另外,對於信主不久,才第一次被選入職員會的弟兄,有些人認為他應該少開口、多聆聽學習。少問多做事、少說話是新丁參加會議的守則嗎?會議上人人都不敢發出任何意見,因為依照慣例,誰建議當然就是由誰負責去做的。試問:這是會議箴言嗎?這全都表明他們未能瞭解以上會議守則的含義。
3 以多數票為決定事情的原則。在國家、社會的事情上,以多數票為决定的原則已是不可改變的慣例。在教會的團契內實行這原則時要格外小心,不然團契內會出現黨派之爭,造成團契與教會的分裂。有些與真理有關的事情是絕不能以少數服從多數為原則,但在行政運作上則可採用這原則。
4 少數人的權利也須保護及尊重。在大多數人的意向下,少數人的意見縱然不被接納,但其他人不應輕視他們所提出的意見。當大多數的人沒有杯葛他們,很自然地,他們也樂於跟從多數人的議決。否則,這批「少數」漸漸會凝結成毒瘤,對團契帶來不少的傷害;另一個極端就是,這批「少數」會被迫離開教會。
5 對每個提出來待決定的問題,參與會議者有充分和自由討論的權利。不要有個別針對性的情況出現,例如你對某一位與會者不滿,請勿主觀地認為他所建議的都是廢話,對他所提出的問題都避而不談。即使真的是不值得討論的建議,也應由全體與會者决定是否越過不談,這才是尊重每位參與會議的人的做法。
6 參與者在會議前有權知道商討事項的含義及其影響。其實參與者若在會議前能先瞭解清楚是次會議的所有商討事項,可減少開會的時間;此外,由於與會者對問題曾經深思熟慮,就不會因會議時間不足而引致草草地决定事情。
7 公平和善是所有會議應有的特色。神是一位公義及慈愛的神,當我們聚在一起商討祂的事情時,應該彰顯神的本性。創世時,三位一體的神似乎是在會議中決定如何造人,議訣是: [我們要照著我們的形象,按著我們的樣式造人。]很簡單的一個議决,很同心的一個決定,三位之間絕對沒有爭吵大鬧,堅持己見,各自造人;因此我們才有亞當被造時的完美。
作者: 譚俊德牧師